L’école :

Fortuné Mubeti est le comptable responsable de la facturation et du recouvrement au Lycée Français Jules Verne de Johannesburg. Elle supervise les aspects financiers d’un établissement qui compte près de 1000 élèves. Le calendrier scolaire, qui s’étend de septembre à juin, englobe deux années financières distinctes, ce qui pose des défis uniques en matière de gestion financière. Fortuné, qui fait partie intégrante de l’institution depuis plus d’un an, joue un rôle crucial en naviguant dans les complexités des finances de l’école et en assurant le bon fonctionnement des processus financiers. Fondé en 1992 et affilié à l’Agence pour l’enseignement français à l’étranger (AEFE), le Lycée Jules Verne propose un programme éducatif conforme au système éducatif français, valorisant la laïcité et la diversité culturelle. Fondé en 1992 et affilié à l’Agence pour l’enseignement français à l’étranger (AEFE), le Lycée Jules Verne propose un programme éducatif conforme au système éducatif français, valorisant la laïcité et la diversité culturelle.

Desservant plus de 980 élèves de 76 nationalités sur ses campus de Johannesburg et Pretoria, l’école offre une éducation complète de la maternelle au lycée.

Le campus de Johannesburg accueille les élèves pour toute leur scolarité, tandis que celui de Pretoria se concentre sur l’éducation élémentaire dans un établissement moderne au cœur du quartier diplomatique, préparant les élèves aux défis mondiaux avec un engagement pour l’excellence académique et la compréhension multiculturelle.

Les défis pré-Eduka :

L’équipe des finances et de l’administration du Lycée Français Jules Verne a dû faire face à des défis considérables avec des changements constants de personnel et une donc une difficulté à conserver du personnel capable de réaliser les opérations comptables et financières sans erreurs.

Les difficultés initiales de l’équipe ont souligné la nécessité d’une approche rationalisée et digitalisée pour gérer efficacement les tâches financières et administratives de l’école.

L’intégration d’Eduka :

En réponse à ces défis, le directeur financier de l’école a pris l’initiative d’une formation approfondie à la plateforme Eduka pour le personnel clé, y compris Fortuné, le DAF et le responsable informatique.

La formation s’est concentrée sur le module financier d’Eduka, en mettant l’accent sur la facturation et les frais, qui ont été essentiels pour surmonter les obstacles opérationnels. Fortuné a particulièrement souligné l’avantage stratégique de la capacité d’Eduka à faciliter la création de frais distincts pour diverses activités, améliorant ainsi la transparence et l’efficacité. La compréhension des paramètres de la plateforme a également été une étape clé dans l’adaptation d’Eduka aux besoins du Lycée Jules Verne.

La fonction de facturation par lot de la plateforme et la possibilité de définir des paramètres de proratisation lors de la création des frais ont révolutionné le processus de facturation de l’école, le rendant plus efficace et réduisant de manière significative les erreurs.

Les résultats :

L’adoption d’Eduka a conduit à une transformation remarquable des pratiques de gestion financière au Lycée Français Jules Verne. Fortuné rapporte une augmentation significative de la confiance et de l’efficacité dans le traitement des tâches de facturation et de gestion financière, soulignant le rôle central d’Eduka dans l’automatisation et la simplification des opérations financières de l’école. La réduction des erreurs et le gain de temps réalisés grâce à la facturation par batch et à d’autres fonctionnalités ont souligné la valeur d’Eduka en tant qu’outil indispensable pour l’administration de l’école. De plus, le soutien et la formation continus fournis par Eduka ont permis à l’équipe de rester préparée et bien équipée pour relever les défis futurs.

Comme le dit Fortuné :

« Eduka est rapide et efficace, il me permet d’économiser beaucoup d’heures de travail. Je pense qu’Eduka est l’outil qui facilite le travail dans notre école car il automatise beaucoup de choses. »

Réflexions finales :

Le parcours du Lycée Français Jules Verne avec Eduka est un témoignage de la puissance des solutions logicielles spécialisées pour surmonter les défis uniques auxquels sont confrontés les établissements d’enseignement. Grâce à une formation ciblée et un support exceptionnel, Eduka a non seulement rationalisé les opérations financières de l’école, mais a également donné à l’équipe administrative les connaissances et les outils nécessaires pour gérer leurs responsabilités avec plus de confiance et d’efficacité, ouvrant ainsi la voie à un système de gestion financière plus organisé et plus efficace.

Découvrez le module Finance qui a facilité la vie de Fortuné :

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1. Une boîte à outils financière complète : Le module Finance d’Eduka révolutionne la facturation et le recouvrement des écoles, en offrant un mélange de facturation semi-automatique et manuelle, ainsi qu’une suite de fonctions pour un recouvrement efficace, une analyse et des rappels de paiement.
2. Amélioration de l’efficacité du recouvrement : Grâce à des fonctionnalités telles que les options de paiement en ligne, le débit direct et les calendriers de paiement, associées à une interface conviviale pour les parents et le personnel, il n’a jamais été aussi facile d’atteindre un taux de recouvrement optimal.
3. Des opérations financières rationalisées : Bénéficiez de capacités de facturation groupée pour différentes périodes ou années scolaires, d’une gestion multi-payeurs et d’ajustements en temps réel de la facturation en fonction des changements d’activité de l’élève.
4. Solutions de paiement avancées : Prise en charge de 12 plates-formes de paiement en ligne, de plusieurs formats de débit direct, y compris SEPA, et d’une fonction complète de balance âgée pour surveiller le risque de factures impayées.
5. Suivi financier transparent : Des calendriers entièrement gérés dans Eduka et une visibilité sur le portail des parents garantissent que toutes les parties prenantes sont au courant des obligations et des statuts financiers.
6. Outils de communication proactifs : Utilisez des rappels personnalisables pour cibler des frais spécifiques ou intégrer des dates d’échéance impayées, améliorant ainsi la santé financière de votre école.
7. Engagement des parents et de l’entreprise : Un portail dédié permet d’avoir une vue d’ensemble des cotisations, des détails des factures et des paiements, de régler les factures en ligne et de soumettre facilement les informations bancaires pour les prélèvements automatiques.

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