Présentation de l’établissement :
Au cœur de Vienne, le Lycée Français accueille un corps étudiant diversifié, totalisant environ 1850 élèves répartis sur deux campus distincts. En tant qu’institution internationale, le lycée encourage également l’ouverture d’esprit, le respect de la diversité culturelle et la compréhension interculturelle, préparant ainsi ses étudiants à devenir des citoyens du monde.
Pascale Argentais, qui travaille au sein de cet établissement depuis mai 2018, a initialement rejoint l’équipe au service intendance avant de prendre en charge la facturation des familles en 2020. Sa compréhension approfondie des exigences de l’établissement et son engagement envers les besoins des familles ont été essentiels dans la gestion quotidienne et les défis opérationnels rencontrés par le lycée.
Défis organisationnels et financiers :
Le Lycée Français de Vienne est confronté à plusieurs défis majeurs. La justesse des montants des droits constatés et leur alignement continu avec le logiciel de comptabilité principale nécessitent une maintenance constante et rigoureuse de la base de données élèves. De surcroît, l’établissement doit gérer une gamme complexe de déductions telles que les exonérations et les bourses, qui sont sujettes à des modifications en cours d’année scolaire.
« Notre challenge principal est de pouvoir justifier à tout moment les montants des droits constatés inscrits dans notre logiciel de comptabilité principale. »
Cette dynamique rend la facturation particulièrement complexe et sujette à des ajustements fréquents. En outre, le lycée doit s’assurer que les modifications dans les choix de régime des élèves (externe ou demi-pensionnaire) soient immédiatement prises en compte dans les cycles de facturation, tout en fournissant aux familles des mises à jour en temps réel sur leur situation financière.
Solutions efficaces grâce à Eduka :
Pour faire face à ces défis, le lycée a intégré plusieurs modules du système Eduka qui ont apporté des solutions concrètes et efficaces. Les modules d’admission et de structure scolaire ont permis de suivre avec une précision inégalée le nombre d’élèves à facturer dès le début de l’année scolaire. Les alertes de modifications, une fonctionnalité clé d’Eduka, permettent à Pascale Argentais et à son équipe d’être immédiatement informées des changements critiques, assurant ainsi une réactivité maximale dans la gestion de la facturation. Le système de recalcul des déductions a grandement facilité l’alignement de la facturation aux ajustements de déductions. Par ailleurs, le module cantine d’Eduka a offert une gestion flexible et réactive des changements de régime alimentaire des élèves. Finalement, le portail parents a révolutionné la communication entre l’établissement et les familles en fournissant un accès immédiat à toutes les informations administratives et financières nécessaires.
« Les divers changements pouvant impacter la facturation peuvent être suivis sans difficulté. »
Impact et résultats observés :
L’adoption d’Eduka a transformé la gestion administrative et financière du Lycée Français de Vienne. Les familles expriment une grande satisfaction face aux améliorations apportées, notamment en termes de transparence et d’accès aux informations. L’accès facilité aux factures et aux reçus a significativement diminué les contestations. L’outil a réussi à simplifier et centraliser la gestion de multiples aspects de la vie scolaire dans une seule et même interface, réduisant ainsi les risques d’erreurs et de perte de données.
« Avoir toutes les informations dans un logiciel unique (scolarité, cantine, voyage, infirmerie) simplifie nos processus et minimise les risques de déperdition de qualité des données. »
Appréciation du support Eduka :
Le support technique d’Eduka, mené par Anne-Laure, a joué un rôle crucial dans la transition du lycée vers cette nouvelle plateforme. L’expertise, la disponibilité, et l’efficacité du support ont été largement appréciées par Pascale et son équipe. Ce soutien constant a non seulement permis une transition en douceur mais a aussi offert des opportunités continues de formation et de perfectionnement pour maximiser l’efficacité de l’utilisation d’Eduka au sein de l’établissement. Le professionnalisme et la réactivité du support Eduka ont été essentiels pour surmonter les défis initiaux et pour assurer une intégration réussie et bénéfique pour toutes les parties prenantes.
Le module Finance utilisé par le Lycée Français de Vienne :
Libérez le plein potentiel de la gestion financière de votre école avec le module Finance d’Eduka
Améliorez la gestion financière de votre école avec le module Finance d’Eduka. Demandez une démonstration aujourd’hui !
